証憑
証憑とは、取引の内容を表す証拠資料のこと。
証憑の種類は多数あるが、例を挙げると、仕入や販売の取引で発生するのが納品書、請求書、領収証、製造取引では受払伝票、また現金預金に関するものは預金通帳、小切手帳がある。
証憑は税務調査や取引先・得意先との取引内容の照会において、記録の正当性を証明する重要な資料となる。
自社で証憑を発行する時は複写処理を行い控えを手元に保管する。保管は、通し番号や日付で管理し必要な時に照会できるような工夫が必要となる。特に自社で発行した納品書は掛取引の場合、得意先に請求書を発行し入金が完了するまでの管理ルールを決めておき、納品書の取引が、未請求なのか請求書発行済で未収分なのか請求書発行済で入金済分なのか明確にわかるようにしておく。
取引先から受け取った証憑は、日付や取引の種類ごとに分類して台帳に貼り、必要な時に照会ができる工夫が必要となる。自社で発行した納品書と同様に取引先から受け取った納品書で掛取引の場合、納品書が未請求なのか請求書受取済で未払分なのか請求書受取済で支払済分なのか明確にわかるようにしておく。そして取引先から発行された請求書と照合して、請求内容が正しいかどうか確認する。
証憑の保存期間については種類によって法令で定められている。
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